中小企業のIT化（グループウエアなど）はGoogle+で楽しく取り入れる事が可能です。
企業においてIT化を推進していくためのツールにグループウエアというものがあります。
今まで書類という紙媒体だったものがデータで作成・保存出来ることから、さらに利用を効率的に活用するため、スケジュール、顧客情報、タスクなどを管理出来るサービスが出現しました。
紙からデータになったことで、サーバーというデータ保管庫に入れ、スマホ利用なども含めて様々な場所からアクセスすればそのデータを閲覧することが出来ますから、「書類を忘れた」とか、「無くした」とかがなく、ノートPCやタブレット・スマホでいつでも閲覧し、更新も可能となりました。
また、クラウドを利用することで社内サーバーを準備してインフラを構築する費用や手間がかからなくなってきたので、最近は導入するケースも増えてきたのではないでしょうか。
| 製品名 | 提供形態 | 提供元 | 発売/開始時期 |
|---|---|---|---|
| Microsoft Office 365 | クラウド | 日本マイクロソフト | 2011年6月 |
| Google Apps for Business | クラウド | グーグル | 2007年2月 |
| サイボウズ ガルーン 3.7 | クラウド（オンプレミスも提供） | サイボウズ | 2013年4月 |
| サイボウズ Office 10 | クラウド（オンプレミスも提供） | サイボウズ | 2013年10月 |
| desknet’s NEO V2（desknet’sクラウド） | クラウド（オンプレミスも提供） | ネオジャパン | 2014年2月 |
参照元：マイナビニュース編集部による最新グループウェア徹底比較（機能編）
しかし、組織の規模などにより、使い勝手がかなり違うので、各サービスに合わせた使い方を余儀なくされ入力が継続されないまま解約するという問題もありそうです。
その理由から、入力するということにおいて気軽に利用できる方法としては今や市民権を得たSNS方式を採用したグループウエアも出現しました。
社内SNS機能を追加してコミュニケーションツールとして利用し、日頃からの気軽にディスカッションができるために会議で時間を共有する為のスケジュール調整なども少なくなったということもあるようです。
入力が簡単で継続可能であれば、共有回数も増え、入力した情報も蓄積されてくるわけですからとても理にかなっていると思います。
ですが、大手の企業で組織人口が多ければいいですが、人数の少ない中小企業では入力しても誰も見ていないとかでやる気も失せてしまい、結果的に解約となるようにも思えます。
無料で気軽に始められるGoogle+
業務をIT化する上で一番重要なのが、システムに合わせる事ではなく、業務に合った簡単な利用をシステム化することです。
書類を作成してデータ保存
書類データは何を使っているか？と問われると、多くの企業がMicrosoftのOffice製品と答えると思います。
文書、表計算、プレゼンシートなどが多く利用され、ペーパーレス化が進んでいる・・・・・というわけではなく、実際はデータを作成して「印刷」という利用の仕方が殆どなのではないでしょうか？
こうなると、手書きではなく作成ツールというだけの機能となってしまい、作った後は消したり、再利用なく眠ってしまい、紙媒体のファイルにして棚にしまうようなケースが多いと思われます。
これってもったいなくないですか？
作成したものを保管し、いつでも簡単にどんな場所からもすぐに取り出せれば、鞄の中や、オフィスのスペースも効率的に使うことが可能ともなります。
この文書、表計算、プレゼンシートが無料で利用でき、尚且つ保存、閲覧、書き込みができるGoogleのサービスがGoogleDriveです。
従来はパソコンを買い換える度にソフトを入れなければ利用できませんでしたが、これはブラウザ上で利用出来ますので、スマホでもタブレットでもPCでもMicrosoftOfficeがなくとも利用出来ます。
それぞれ作成されたものをフォルダに入れてカテゴリー分けも出来ますし、共有したい相手にも共有することが可能です。
自分のサーバーBoxに自分用と会社共有用とに分けておけば、公私混同を避けても利用できます。
スケジュール管理
Googleにはスケジュール管理としてGoogleカレンダーがあります。
登録したアカウントで自分の予定を記入し、共有することで組織的なスケジュール管理も可能となります。
いつどこで誰が何をしているのかというのは、組織を管理する上で重要なことですので、こちらを利用すればいつでも確認することが出来ます。
ディスカッション
これはGoogle+というSNS機能を利用することで簡単に出来ます。
会社組織のサークルを作成し、そこへ投稿すれば閉鎖された会社内だけの空間利用が可能になりますし、その他会社外のユーザーとも交流したり、Google+ページというもので企業のページを作成して宣伝したりすることが可能となります。
関連記事
また、ハングアウトという機能を使い、TV電話、画面共有、メッセージ、チャットを利用することが出来ます。
GoogleDriveのドキュメントやスプレッドシート（WordやExcelのようなもの）を共有する、または表示させた画面を共有することで、会議やプレゼンテーション、勉強会なども出来ますし、出張中や遠隔地の人員に対しても、移動が伴うスケジュール調整をすることもなくコミュニケーションがとれます。
スマホではLINEやFacebook、Skypeの無料通話と変わらない印象かもしれませんが、PCであれば、ものすごく便利で通話、画面、チャット、メッセージ、ドキュメント、すべてを共有出来るユーザーインターフェイスに優れた機能だと思います^^
関連記事
Google+の一押しサービスhangouts（ハングアウト）のご紹介
以上、ご紹介をさせていただきましたが、利用すればするほど利用価値が上がってまいります。
Google+アカウントをフォローしてくだされば、ご質問なども受けられますので、お気軽にフォロー下さい。